iDOK è la nuova soluzione Metodo che, sfruttando la flessibilità e la potenza di FinFlow e DocFlow, permette di identificare e raccogliere informazioni su documenti non strutturati, catturando e trasformando i dati sia per fatture passive che per DDT fornitori.
iDOK è la soluzione ideale per aziende di qualsiasi tipologia, che vogliono automatizzare l’inserimento di dati ripetitivi da documenti di valenza esterna, semplificando la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro.
Il prodotto trova la sua collocazione anche in aziende che vogliono gestire il proprio patrimonio informativo con massima affidabilità ed efficienza o che investono molte risorse nella registrazione dei documenti (es. aziende rivolte alla grande distribuzione).
Modalità di funzionamento
iDOK permette le seguenti attività:
- Acquisire documenti esterni tramite lettura ottica;
- Trattare il documento via OCR, se non già in formato PDF con testo a bordo (modulo opzionale);
- Interpretare il contenuto e validarlo in funzione di modelli specifici, definibili in modo autonomo;
- Verificare, gestire ed editare i documenti catturati in modo interattivo;
- Validare massivamente i documenti catturati ottenendone il contenuto in formato XML elaborabile;
- Acquisire, tramite uno specifico scenario di FinFlow, i dati interpretati dei documenti fattura fornitore e generare direttamente i relativi movimenti contabili con possibilità di editing contestuale;
- Acquisire, tramite uno specifico scenario di DocFlow, i dati interpretati dei DDT fornitore e generare direttamente i relativi documenti di ricevimento, prelevando automaticamente gli eventuali ordini a fornitore, e con possibilità di editing contestuale.
Relativamente la possibilità di trattare il documento tramite OCR, ricordiamo che i sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono programmi dedicati alla conversione di un’immagine contenente testo, solitamente acquisite tramite scanner, in testo digitale facilmente modificabile.
La modalità di funzionamento del prodotto è la seguente:
1. Monitoraggio: delle cartelle definite in fase di configurazione.
2. Riconoscimento: i documenti vengono analizzati per riconoscerne la tipologia di appartenenza (es. fatture d’acquisto, fatture Enasarco, bolle doganali, etc…). Vengono ricercate all’interno del documento tutte le informazioni necessarie per una corretta elaborazione.
3. Verifica: l’operatore può consultare e controllarne i dati rilevati ed effettuare eventuali modifiche. Tale fase è opzionale per i documenti rilevati correttamente.
4. Esportazione: ad approvazione avvenuta, i dati del documento vengono esportati in formato xml e, tramite appositi connettori software, acquisiti nel sistema ERP