Sempre più spesso l’ordinamento giuridico cerca di promuovere l’adozione di nuovi strumenti informatici, volti a ridurre i costi amministrativi a carico delle imprese e ad agevolare i modi di comunicazione con l’amministrazione finanziaria.
La presente circolare vuole fornirvi una veloce panoramica in merito all’opportunità di attivare il servizio di “indirizzo di posta elettronica certificata”.
Il d.l. 185/2008, conosciuto come “decreto anticrisi”, all’art. 16, co. 6, ha introdotto per le società, i professionisti e le pubbliche amministrazioni l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata, da comunicare ed iscrivere nel registro delle imprese.
Per le società costituite dopo il 29 novembre 2008, detto obbligo è già scattato all’atto della costituzione; i professionisti dovevano invece adeguarsi entro il 29 novembre 2009, mentre per le società, iscritte con data antecedente al 29 novembre 2008, il termine ultimo è il 29 novembre 2011.
La “posta elettronica certificata”, il cui acronimo è “pec”, è un sistema di “trasporto di documenti informatici” che presenta delle forti assonanze con un normale servizio di posta elettronica; a tale servizio sono però state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, e il valore legale, dell’invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario. Solo alcuni gestori sono autorizzati a gestire tale servizio e questi certificano, con delle apposite ricevute:
– che il messaggio è stato spedito
– che il messaggio è stato consegnato
– che il messaggio non è stato alterato
La PEC rappresenta pertanto un utile strumento nella comunicazione tra imprese e tra imprese e amministrazioni pubbliche.
I vantaggi della pec sono sicuramente la semplicità, in quanto funziona come un normale servizio di posta elettronica, e il valore legale ad essa attribuito; a differenza della posta elettronica tradizionale infatti è ad essa riconosciuto un pieno valore legale (al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno) e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato.
Occorre peraltro sottolineare che, l’iscrizione del proprio indirizzo di “posta elettronica certificata”, da parte di una società, presso il registro delle imprese, consente ai terzi, e quindi anche all’amministrazione finanziaria, di avere a disposizione un ulteriore recapito della società, oltre alla normale sede legale o al domicilio fiscale.
Sarà pertanto necessario controllare con frequenza la posta arrivata a tale indirizzo di posta elettronica certificata.
Il costo della pec è variabile in relazione al gestore prescelto, ma è comunque tendenzialmente minore a quello di strumenti quali fax e raccomandate, oltre a rappresentare un risparmio in termini di tempo; per poter conoscere la lista dei possibili gestori incaricati è possibile visitare il sito internet del “centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione” – www.cnipa.gov.it
(tra le “attività” è rinvenibile un link “posta elettronica certificata”).
Tra alcuni possibili gestori vi segnaliamo:
– “aruba pec” al sito – www.pec.aruba.it
– “legalmail” al sito – www.legalmail.it